意外と見過ごしがちなEC・卸の納品書作成のポイントを知り、信用低下のリスクを抑える!

■被写体の人物はストックフォトモデルです。撮影許諾を得ています。【モデルリリース:取得済み】

みなさまこんにちは。株式会社いつも.のロジスティクスプランナーです。今回は、多くの事業者様で意外と見過ごしがちな納品書作成のポイントをご紹介しましょう。これまで納品書についてあまり深く考えてこなかったという事業者様は、もしかすると知らず知らずのうちに、納品書のミスがきっかけで大きく信用を失ってしまっている可能性があります!この機会にぜひチェックしてみてください。

まず最初に知っておきたいのが、主に個人向けとなるECと、主に企業向けとなる卸での納品書の違いについてです。納品書は個人・企業問わず商品の売買が成立したことを示す大事な取引の証となるものです。だからこそ個人・企業に向けて気をつけるべきポイントが異なります。そのポイントを一つずつチェックしていきましょう。

個人向けのECに関しては納品書を入れないという選択肢もありますが、納品書を必要とされる方にとっては、どの商品をどんな決済方法で購入したかを確認、または証明する重要な書類です。

ECを運営されている事業者様の多くはSEO等の観点から商品名が非常に長くなってしまっていると思います。その商品名を納品書にそのまま記載すると、一見どういう商品なのかわからなかったり、納品書の仕様によっては長い商品名が入りきらず、途中で切れてしまったりする為、受け取ったお客様に「雑なショップ」という印象を与えてしまう可能性がございます。

商品出荷時に納品書でピッキングをしている事業者様に関しては、この長過ぎる商品名やモール毎にフォーマットが違う納品書を使用する事が原因で、商品を取り違えてしまい誤出荷に繋がる場合もあります。納品書でピッキングしている事業者様においては、特に注意をして頂ければと思います。

このような状態を改善するための方法の一つとして、受注管理システムを導入するという選択肢もあります。各モールの納品書のフォーマットは1種となり、印字する商品名も統一する事が出来ます。また、商品名からSEOワードを取り除き、お客様や出荷担当者が分かりやすいものに変換する事が出来ます。

また、長文の文言を入れられる状態にある事業者様においては、その部分をどう利用しているかも改めて確認を頂く事で、店舗の品質向上、効率化のために有効な場合もあります。「返品はどうすれば良いか」「同じ商品をもう一度買いたい」などのお問い合わせが多い場合、WEB上に記載がありますというだけでは不十分な場合もありますので納品書にご案内を追記する事でお客様にも分かりやすくなり、対応するスタッフの工数削減にもつながります。レビューのご依頼やキャンペーンの情報も重要ですが、お客様が必要としている情報が記載されているか、今一度ご確認下さい。

次に卸に関してですが、個人向けと違い卸の場合は、送り先が企業名となり、株式会社だけでも4文字、その後に企業名が入るため文字数が多くなる場合が多々あります。納品書はレイアウトによって制限は異なりますが、限界の文字数というものが存在します。ECで使用しているレイアウトをそのまま使用すると、企業名が切れてしまい大変失礼にあたってしまうこともございます。中には㈱のように省略することでも不快感を感じる場合もあるため、改めて気をつける必要があります。

また、納品書とは別に領収書を必要とされる事も多くなりますが、その場合に都度作成して郵送すると多くの工数を必要とし、郵送費も更に発生してしまう事になります。かといって取引先様では社内の仕組み上必ず必要という場合も多くあり、その場合に領収書を発行しませんというのは取引先を失ってしまう事になります。

前述した受注管理システムの利用で印字する内容を最適化する事ももちろん出来ますが、最近では納品書や領収書を自動発行し、発送完了メールに自動で添付してくれるアプリも多く存在しています。内容が適切なのももちろんですが、納品書や領収書の作成にかかる工数も郵送費も大幅に削減する事が出来ます。取引先様も電子化により紛失のリスクが減って利便性も増しますので喜んで受け入れてもらえる場合も多いです。

EC・卸問わず、納品書によって売上ダウンやコストの増加にもつながります。お客様は何を知りたがっているのか、無駄なコストが発生していないか、今一度確認を頂ければと思います。

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