公開日：2018年8月15日
最終更新日：2021年2月27日

こんにちは。
株式会社いつも. のロジスティクスプランナーの中島です。

今回はシステムを導入した業務フローの見直し、バックヤードの業務効率化をお話したいとおもいます。

日々いつも. には色々なご相談を頂きます。その中でもバックヤードをもっと効率化したいというご相談を多く頂きます。バックヤードの効率化は各社課題としてお持ちですが、一度慣れてしまった運用フローを見直すことは、実業務を行うスタッフの方にはなかなか難しい作業です。

また、経営者の方には、日々の運用がどの様に行われているのか細かく把握する事がむずかしく、実際はどこを改善したらいいの？と見直すポイントがなかなか見つからなかったりします。

その為、今回は業務効率化を考えるための受注処理に時間が掛かるポイントを３つご紹介し、改善するための方法をご紹介します。

まず１つ目のポイントは「確認が必要な注文内容を判断する事ができない」になります。

このポイントが実は一番重要なポイントです。ショップを運用をされていると日々多くの受注をスタッフの方は処理していると思います。

その中で、確認をしなければいけない受注と、そのまま出荷処理が行える受注があるのですが、一覧では判断が出来ず、全ての受注内容を一度開き、確認している企業様が実は多くいらっしゃいます。

そのまま出荷処理が行える受注に時間を使い、結果、業務工数が増えてしまい無駄な時間を使ってしまっているのです。

次に２つ目のポイントは「支払い方法における決済の確認」になります。

例えば、銀行振込やコンビニ前払い決済の場合、入金確認に実はとても時間がかかります。入金が無かった場合は、翌日も同じ注文を再確認する事になり、この作業は入金されるまで、もしくは注文取消がなされるまで毎日続きます。

そのような業務がいくつも重る事で毎日貴重なリソースを消耗している場合があるのです。

それであれば、面倒な入金確認が必要な決済は無くしてしまおうと考える方もいらっしゃいますが、この決断には注意が必要です。どのような決済が必要とされているかを集計などせず、決済方法を減らすと売上の機会損失をしてしまうことにも繋がるため、判断をする際は根拠が必要です。

最後に３つ目のポイントは「配送日指定や備考欄の確認作業」になります。

こちらの項目は、受注処理を行う中で、お客様の希望が一番色濃くでる内容になります。その分、お客様個々に希望内容が異なります。

また、この二つの希望に添えなかった場合、クレームやお店の評価に影響が及ぶため、実業務を行うスタッフの方は１件ごとに細心の注意を払いながら確認を行っているのです。備考欄は、対応方法をマニュアル化する事が難しく、１件に対する作業時間が他項目より掛かってしまい業務の効率化が出来ない状態なのです。

今回ご紹介した３つのポイントは全てスタッフの方が目視で確認を行っている作業になる事にお気づきになりましたでしょうか。

人の目で１件づつ対応する事は非常に非効率です。

しかしながら、今回ご紹介したポイントは、受注管理システムを導入する事で、一気に解決出来る場合も多くあります。

１つ目で紹介した受注の判別も、システムにて確認項目を細かく設定する事により不必要な確認作業を減らす事ができます。

２つ目で紹介した決済方法の確認に関しても、注文ログを永久的に残すことができるため、店舗毎商品毎にどのような決済が選ばれているか分析を行う事も容易にできます。

そして、３つ目の１件１件、人の目と手で作業をしていた配送日指定や備考欄の内容も必要な情報と不要な情報を自動的に振り分けて、確認作業を大幅に減らす事も可能となります。

ほとんどのEC事業は少人数で業務を行います。限られたリソースで成果を出していくためには、今一度バックヤードの効率化を行うために受注管理システムの導入を検討する事をおすすめします。

いかがでしたでしょうか？

小さな業務が積み重なり非効率な状況でも、受注管理システムを入れることで、商品・決済・注文確認と出荷に必要な業務を大幅に効率化出来る場合も多くあります。

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